Manualul angajatului (aka Employee Handbook)

Ce este manualul angajatului?
Il gasim in companii sub diverse forme: manual, caiet, carte, ghid al angajatului. Indiferent de denumire, acesta reprezinta un compendiu al politicilor si procedurilor interne, al culturii organizationale si al altor detalii importante pentru viata salariatului. Manualul difera de la o companie la alta, nu este un instrument legislativ, ci mai degraba unul orientativ pentru angajati, asadar este customizat pe cultura fiecarei organizatii. Atentie, a nu se confunda cu regulamentul de ordine interioara. (desi contine probabil si extrase din regulamente, nu tine locul acestora).

Ce contine, mai exact?
Asa cum spuneam, orice informatie relevanta pentru viata angajatului de la intrarea sa in companie si pana la plecarea voluntara si involuntara:

  • O pagina introductiva, (pe scurt, care sa explice existenta acestui manual si sa clarifice care sunt asteptarile companiei de la angajatii sai precum si care sunt planurile de viitor ale companiei, misiunea si valorile)
  • Cuprins (cat mai detaliat pentru a gasi cat mai usor informatia)
  • Informatii despre contractul de munca (angajare, perioada de proba, inductia, documente (de ex adeverinta de salariat, adeverinta pentru banca), incheierea contractului de munca (demisia sau concedierea), iesirea la pensie, promovari, transferuri)
  • Program de lucru si locatia (work from home, time reporting & timesheets)
  • Salariul si beneficii salariale ( care sunt acestea si in ce conditii se acorda, la ce data sunt platite: plata orelor suplimentare, bonusuri salariale, tichete de masa, decontarea cheltuielilor pentru calatorit, diurne si alte detalii in conformitate legislatia din tara in care este angajat omul)
  • Concediul (zile libere legale, concediu annual, concediu medical, concediu de maternitate, compensare cu timp liber pentru prestarea de  ore suplimentare si alte tipuri de concedii)
  • Beneficii (asigurare medicala si dentala, asigurare de viata si in caz de accident, premii de senioritate, pensii, tichete de masa, diverse discounturi, reduceri la sali de fitness, etc)
  • Training & Development (politica de training a companiei, ce traininguri sunt disponibile si in ce conditii se livreaza)
  • Codul de conduita al angajatului – principalele reguli de conduita, incalcarea securitatii si comportament adecvat
  • Proceduri disciplinare si cum se aplica
  • Reprezentantii salariatilor – cine sunt, ce rol au
  • Diverse formulare si model de cum trebuie sa fie completate (cerere pentru adeverinta pentru banca – fiecare banca are tipizatul ei, dar detaliile sunt aceleasi; cerere de concediu; model adeverinta salariat, etc.)
  • Evaluarea anuala a performantelor  ( la ce sa te astepti ca angajat, care sunt responsabilitatile managerului tau, ce se intampla daca nu iti atingi obiectivele de performanta )

    *Am pus in lista toate elementele pe care eu le-as introduce intr-un manual al angajatilor. Cred ca ar iesi unul destul de stufos, insa e de ajutor sa ai informatia centralizata. Se pot adauga anexe cu diverse politici care nu au fost introduse in document. De exemplu, daca exista o politica impotriva violentei la locul de munca sau a hartuirii sexuale, se pot adauga.

Desigur, fiecare companie isi personalizeaza manualul in functie nevoile angajatilor sai. Majoritatea companiilor publica aceste manuale pe net, pe paginile lor de cariere, astfel incat toata lumea sa poata avea acces la ele.

De ce ar trebui sa il avem in compania noastra?
Pentru ca e un instrument care ajuta pe toata lumea: ii ajuta pe angajati sa gaseasca raspunsuri la intrebari pe care cu siguranta si le pun, ii ajuta pe manageri cu partea administrativa a echipei si mai ales cand au noi-veniti, manualul poate fi folosit la onboarding. Ajuta si departamentul de HR, pentru ca nu va mai sta tot timpul sa explice procese si proceduri angajatilor (eventual sa le dea detalii suplimentare, fata de ceea ce se regaseste in manual).

De ce anume ar trebui sa tina seama o companie (sau departamentul de HR al acesteia) cand alcatuieste un manual al angajatilor?

  • Sa il faca cat mai interactiv si atractiv ( de exemplu, sa renunte la hartie si sa il puna pe intranet sau sa il circule pe mail) – sa nu uitam ca trebuie sa vorbeasca pe limba milenialilor
  • Sa explice totul cu un limbaj simplu, care sa poata fi inteles de toata lumea, la orice nivel in organizatie (sa adauge un mic dictionar, in cazul in care sunt folositi termeni legislativi)
  • Sa adauge si o nota de amuzament (lista celor mai bune locatii de luat pranzul din imprejurimi, lista evenimentelor pe care compania le organizeaza/sarbatoreste, cum faci sa obtii un loc de parcare, etc.)
  • Sa discute cu angajatii si sa le ceara parerea. Sa ii intrebe daca li se pare prea greu, daca e inteligibil, daca ei ar scoate sau ar adauga vreo informatie si daca au si alte sugestii de imbunatatire. De asemenea, HR-ul trebuie sa se pregateasca sa fie la dispozitia angajatilor si sa le explice continutul sa le dea informatii duplimentare despre elementele incluse in manual.
  • Sa aiba in vedere faptul ca e un document “viu” si ca trebuie modificat tot timpul sa fie in concordanta cu schimbarile politicilor interne sau cele legislative sau chiar si cu comunicarile care se fac in companie.
  • Sa il popularizeze, sa ii faca reclama, sa faca referire la el atunci cand discuta cu angajatii si sa le indice ca pot recurge la Manualul Angajatilor pentru ajutor.

Mai jos aveti 8 exemple de Manuale ale angajatilor. Daca sunteti om de HR in cautare de inspiratie pentru Manualul vostru, iata cateva dintre cele mai populare Employee hanbooks (unele nu sunt actualizate, dar informatia din ele va poate ajuta in crearea propriului stil si continut).